مدیریت مشارکتی و مزایای آن

مدیریت مشارکتی در تصمیم گیری

ویکتور وروم با همکاری فیلیپ یتون، آرتوریاگو، برای کمک به مدیران در انتخاب اینکه کدام یک از شیوه های سه گانه برای وضعیت های گوناگونی که در انجام امور روزانه با آن مواجه می شود، مناسب تر است، چارچوبی پیشنهاد نموده اند. آنها سه روش اصلی تصمیم گیری را که مورد بحث قرار گرفت، به پنج شکل زیرربط، داده اند:

1- تصمیم مقتدرانه: مدیر با استفاده از اطلاعات موجود در آن زمان به تنهایی به حل مسأله و اتخاذ تصمیم می پردازد.

2-  تصمیم مقتدرانه: مدیر، اطلاعات ضروری از زیردستان یا دیگر اعضای گروه بدست می آورد و سپس برای حل مساله تصمیم می گیرد. مدیر پیش از کسب اطلاعات زیردستان ممکن است به آنان بگوید که مساله چیست. زیردستان اطلاعات لازم را فراهم می کنند. اما در ارائه راه حل ها و ارزشیابی آنها دخالت ندارند.

3- تصمیم گیری مشورتی: مدیر مساله را با زیردستان یا دیگر اعضای گروه به طور جمعی در میان می گذارد تا عقیده و پیشنهادهایشان را بدست آورد، بدون اینکه آنان را بطور گروهی دورهم جمع کند. مدیر آنگاه تصمیم می گیرد. این تصمیم ممکن است بازتاب داده های زیردستانش باشد یا نباشد.

4- تصمیم گیری مشورتی صوری دوم: مدیر مساله را با زیردستان یا دیگر اعضای گروه بطور جمعی در میان می گذارد تا عقیده و پیشنهادهای آنان را به دست آورد و تصمیم را اتخاذ می کند که ممکن است بازتاب داده ها آنان باشد یا نباشد.

5- تصمیم گروهی یا جمعی: مدیر مساله را با زیردستان به عنوان یک گروه در میان می گذارد و گروه را در جستجو و تلاش دسته جمعی برای تصمیم گیری نهایی بکار می گیرد(شرمرهورن و همکاران، 1386).

 

2-2-23- مدیریت مشارکتی و مزایای آن

مدیریت مشارکتی را می توان به سان رهیافتی جامع برای جلب مشارکت فردی و گروهی کارکنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعریف کرد. به عنوان نمونه در تحقیقی که بر روی حدود 330 نفر از کارکنان دانشگاه علوم پزشکی اردبیل با هدف بررسی تأثیر مدیریت مشارکتی و نقش آن بر میزان انگیزش و عملکرد بهینه کارکنان اجرا شده، مشخص گردید که ارتباط معناداری میان مشارکت پذیری مدیران با انگیزش منابع انسانی و وفاداری سازمانی وجود دارد (ناصر خانلو، 1382).

بدین ترتیب، چنانچه اجرای مدیریت مشارکتی و نظام های تشکیل دهنده آن با موفقیت همراه باشد، مزایا و پیامدهای متعددی برای افراد، سازمان ها و حتی جوامع متصور خواهد بود که می توان آن ها را در گروه های زیر احصاء نمود:

الف) مزایای فردی: تقویت انگیزش در کارکنان، بروز خلاقیت، نوآوری، رضایت خاطر کارکنان و احساس عزت نفس و افزایش احساس تعلق کارکنان با اهداف سازمان.

ب) منافع سازمان: بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان، بهبود گردش کار در سازمان، تقلیل هزینه های تولید کالا و خدمات، افزایش احساس تعلق سازمانی، بهبود کیفیت و ارتقاء بهره وری، افزایش همکاری و کاهش نیاز به کنترل و پاسخ سریعتر به راه حل برنامه ها، تعیین استراتژی ها و راه ارتقاء تعهد و مسئولیت پذیری در اجرای تصمیمات.

ج) کارکردهای اجتماعی: افزایش رضایت شهروندان، ایجاد روحیه گروهی کار کردن، توسعه انعطاف پذیری و خودباوری، کاهش انزوای اجتماعی، افت تعارضات و اختلافات، افزایش قدرت تحمل مخالف(صیادی، 1392).

 

2-2-24- شیوه های مدیریت مشارکتی

مدیریت مشارکتی از راه های مختلفی قابل اجراء است که سه روش اصلی زیر در اینجا ارائه می شود:

  • مشارکت کارکنان از طریق سیستم پیشنهادات: مدیریت مشارکتی یک فرآیند مدیریتی است که برپایه الگوهای مختلفی قابل اجراست. نظام پیشنهادات یکی از ساده ترین، کارآمدترین، قابل اجراترین و نیرومندترین الگوهای مدیریت مشارکتی می باشد. هدف اصلی از اجرای این روش، ارائه پیشنهادهای مختلف کارکنان و بهبود گردش کار سازمان است که هدف های دیگری و زمینه های گسترده تری را نیز دربر می گیرد. زمینه هایی همچون کاهش ضایعات، ازدیاد بهره وری، تقلیل هزینه های تولیدی و اداری، بهبود شرایط ایمنی، کاهش عملیات اداری، کاهش نامه نگاری ها، کاهش گرفتاری های ناشی از بروکراسی، بهبود سیستم تعمیرات و نگهداری، بالا بردن کیفیت کار و خدمات، از این قبیل می باشند.

اجرای سیستم از مرحله دریافت پیشنهاد آغاز می شود و پس از گذراندن مراحل ارزیابی و بررسی به مرحله اجرا می رسد و در آخرین مرحله با دادن پاداش و یا تشویق های مادی و معنوی از کارکنان، خاتمه می یابد.

نظام پیشنهادات با هر الگویی که اجرا شود از چهار جزء اصلی تشکیل شده است:

این اجزاء عبارتند از:

  • دریافت پیشنهادات فردی و یا گروهی

پیشنهاد: ایده، نظر، ابتکار و طرحی است برای بهبود عملکرد شرکت که توسط یک یا چند نفر از کارکنان ارائه می گردد و می تواند به تغییرات جزئی یا بنیادی در شرکت منجر شود.

  • ارزیابی پیشنهادات و مشخص کردن پیشنهادات قابل قبول ارزیابی پیشنهاد: فرآیندی برای تعیین ارزش پیشنهاد بر مبنای شاخص های معین می باشد.
  • پرداخت پاداش ها و جوایز: پرداخت پاداش ها به وسیله ای جهت بیان بهتر و بیشتر پیشنهادها به منظور رفع مشکلات سازمان
  • اجرای پیشنهادات: فرآیندی که یک پیشنهاد پس از تأیید و تصویب توسط ارزیابان کمیته تخصصی نظام پیشنهادات، قابلیت اجرا می یابد و پس از طی دوره آزمایشی و تأیید مجدد لازم الاجرا می گردد.
  • گروه های کنترل کیفیت: تحقق سیستم کنترل کیفیت جامع به وسیله تشکیل گروه های کنترل کیفیت صورت می گیرد. این سیستم با توجه به این اصل که مسئولیت کیفیت کالا یا خدمت به عهده انجام دهنده آن است، شکل گرفته است. گروه های کنترل کیفیت از بین کارکنان داوطلب و معمولاً برای بهبود کیفیت کار تشکیل می گردند. زمینه مطالعات این گروه ها در ابتدا در خصوص کیفیت بوده ولی امروز این گروه ها برای مطالعه موضوعات دیگری از قبیل بهره وری، تقلیل ضایعات، امور ایمنی و بهبود روش ها نیز تشکیل می شوند.
  • گروه های خودگردان: عالی ترین سطح مشارکت در سازمان با تشکیل گروه های خودگردان به اجراء درمی آید. در این روش، کارکنان سازمان به گروه های مستقلی تقسیم می گردند، که از اختیارات و تخصص نسبتاً بالایی برخوردارند، و همه فعالیت های مربوط به گروه خود را مستقلاً تصمیم گیری و به اجرا در می آورند(صیادی، 1392).
این مطلب مشابه را هم بخوانید :   ارتباط باور فردی ، باورهای غیر منطقی،باور های فرا شناختی و مصرف مواد

 

2-2-25- نقش ها در مدیریت مشارکتی

ضمن حرکت سازمان به سوی مدیریت مشارکتی تنوعی از نقش ها پدیدار می گردد:

  • نقش مدیریت عالی: در فرآیند مدیریت مشارکتی، مدیریت ارشد نقش مرکزی دارد که باید رهبری را از بالای هرم به اجرا درآورد. نقش های چندگانه ای که این مدیریت بازی می کند گریز ناپذیرند، و بدون درگیری آن، بیشتر کوشش های مدیریت مشارکت تلف کردن وقت و منابع سازمان است. نخستین نقش چنین مدیرانی رهبری آرزوی بلند است: آرزوی بلند به این مدیریت تعلق دارد، و آفریده اوست. او بیش از هر کس دیگری در سازمان براساس ارزش ها و باورهایی که در این آرزوی بلند جای داده شده است رفتار کند از سوی دیگر، مدیریت عالی در نقش حمایت کننده منابع سازمان را به فعالیت های مرتبط با مدیریت مشارکتی متعهد می گرداند. همچنین مدیریت عالی، در نقش تصمیم گیرنده باید اطمینان حاصل کند که تصمیمات و برنامه های سازمان، ارزش ها و اصول مشارکت را زیر پا نخواهد گذاشت و همه کنش های جاری، سازمان را به آرزوی بلند خود نزدیک تر خواهد ساخت. سرانجام، مدیریت ارشد نقش یک شرکت کننده در فرآیند مدیریت مشارکتی را بازی می کند زیرا او درباره نتیجه کار دلسوز است. در این فراگرد، او نه در نقش رئیس، بلکه در نقش عضوی شایسته و کامل با حقوق و مسئولیت برابر برای اثر گذاشتن در پیامدهای کار در تصمیم گیری شرکت می جوید.
  • نقش مدیریت میانی: نقش مدیریت میانی، در فرآیند مدیریت مشارکتی همانند نقش مدیران ارشد، ولی در سطحی متفاوت است. در هر بخشی از سازمان، مدیران می بایستی حامی فعالیت های اجرایی مربوط به مدیریت مشارکتی باشند. بعلاوه مدیریت میانی بایستی مربی و رایزنی خردمند برای مجموعه زیر دست خود باشد تا آن ها اطمینان پیدا کنند که از تعادلی درست در نگرش، مهارت و دانش لازم برای ایفاء نقش تازه خود در فرآیند نظام مشارکت برخوردارند.
  • نقش مدیریت عملیاتی: از دیدگاه صاحب نظران، مدیران عملیاتی در کامیابی فرآیند دگرگونی به سوی مدیریت مشارکتی اثر حیاتی و برابر با سایر مدیران دارند. مدیران عملیاتی مدیرانی هستند که به طور منظم و مرتب با کارکنان تماس دارند آنان شاید بهتر از نیازها و خواسته های کارکنان آگاهند، در نتیجه، نقش حیاتی آن ها به صورت کارگشا در می آید، بدین معنی که در جریان اجرای مدیریت مشارکتی با کارکنان، موضوع ها و مسائل را با همکاری آنان تشخیص می دهد و به رفع آن ها می پردازد. افزون بر آن، مدیران عملیاتی نقش مربی و رایزن خردمند را در پیوند با کارکنان بر عهده دارند، درست همانگونه که مدیران میانی در رابطه با ایشان بردوش دارند. سرانجام، باید به یاد بسپاریم که رؤسای شعب، اعضای شایسته و تمام عیار در فرآیند مدیریت مشارکتی هستند که از حق برابر برخوردارند و می توانند مانند دیگران فکرها و اندیشه های ارزشمند عرضه دارند.
  • نقش کارکنان: کارکنان درواقع کسانی هستند که به راستی مدیریت مشارکتی را عملی می سازند. نقش آنان یاری دادن است. اگر مدیریت مشارکتی با کارآمدی به اجرا گذشته شود، یاری این گروه به سازمان می تواند گران بها باشد. در عوض دانش، مهارت و درجه استقلال آنان باید بالا برده شود(پلونکت و فورنیه، ترجمه: طوسی، 1378).