بررسی ذینفعان چیه و چیجوری باید اون رو انجام داد؟ 

 

بی حضور ذینفعان، هیچ پروژه ای واسه مدیریت وجود نداره. ذینفعان همه طرفای دارای منفعت در پروژه ان: افرادی که در پروژه تأثیرگذارند و افرادی که از اون اثر قبول می کنن. ذینفعان می تونن افرادی از سطوح بالای مدیریتی باشن. سطوحی که شامل مشاغلی بالاتر از کارهای روزمرهه، افرادی مثل مدیر عامل شرکت، رئیس دانشگاه یا بنیان گذار آژانس شما. حتی ممکنه ذینفعان افرادی باشن که مرتبا با اونا کار نمی کنین مثل مردم عادی جامعه، ساکنان نزدیک محل پروژه ساخت وساز و البته، افرادی که رابطه نزدیکی با پروژه دارن، مشتری هایی کلیدی، رابطا، مدیران و اعضای تیم هم ذینفع حساب می شن.

پس وقتی پروژه ای رو شروع می کنین، بررسی ذینفعان کاری ضروریه. این کار به مدیران پروژه و مدیران طرح کمک می کنه تا ذینفعان اصلی هر ناحیه رو به سرعت شناسایی کنن. بدونن هر کدوم به چه اطلاعاتی نیاز دارن، باید از چه روش ای واسه آگاهی رسانی بهره ببرن، چه زمانی باید این کار رو بکننن و غیره.

در این مقاله درباره بررسی و نگاشت ذینفعان مطالبی رو توضیح میدیم، اینکه چیجوری می تونین مشخص کنین که هر کدوم از عناصر پروژه به کدوم ذینفع مربوط می شه و در آخر بهترین چیدمان پروژه و ذینفعان واسه کسب نتایج عالی چیه.

 

بررسی ذینفعان چیه و نگاشت ذینفعان به چه معناست؟

واسه راضی نگه داشتن ذینفعان پروژه، اول باید اونا رو شناسایی کنین و بدونین که هر کدوم به چه نوع اطلاعاتی و در چه زمانی نیاز دارن. مهمه که پیش از شروع پروژه ذینفعان تون رو بشناسید و طبق میزان مشارکت، سرمایه گذاری پولی و عاطفی و بقیه معیارهای مربوط به پروژه، اونا رو بررسی و نگاشت شون رو رسم کنین.

بررسی ذینفعان باید با جلسات طوفان فکری به وسیله گروه پروژه و در صورت تمایل، رهبری ارشد شرکت شروع شه. این جور می تونین همه افرادی رو که هنگام کار روی پروژه یا پس از اجرا، درگیر اون می شن شناسایی کنین. وقتی که گروه بزرگ تری از ذینفعان شناسایی شدن می تونین اونا رو طبق میزان سهم و مشارکت شون روی یک نمودار شبکه ای آسون منظم کنین.

نگاشت ذینفعان به معنای نمایش جدا سازی وتحلیل ذینفعان به شکل تصویریه، به بیان دیگر منظم افراد با توجه به معیارهای کلیدی ای که طبق اون باید مدیریت شون کنین. معیارهایی مثل منافع، تأثیرپذیری، نفع پولی، نفع عاطفی و بعضی از معیارهای فرعی که اون قدر مهم هستن که در نظر گرفته شن. این کار رو میشه روی صفحه شطرنجی یا نرم افزار صفحه وسعت انجام داد.

کی ذینفعه؟ هرکی که منفعت مشخصی در پروژه داره

فرض کنین در آژانس بازاریابی کار می کنین و شرکت تون شما رو واسه کار روی پروژه ای در مورد ی تکنولوژی آژانس انتخاب می کنه. این پروژه درباره به روزرسانی یکی از نرم افزارهای محبوب تولیدی شرکته و شامل چند مرحله کار می شه که در کل بیشتر از شش ماه طول می کشه. چند دسته از ذینفعانی که ممکنه در این مثال داشته باشین از این قراره:

خارجی

مشتری، شامل تیم اصلی مشتریان، مدیران شون و سرپرست بخش اونا. به طور عادی یک یا دو ذینفع به عنوان رابط از طرف تیم مشتری انتخاب می شه.

داخلی

رهبران رده بالای آژانس شما، مدیر حمل ونقل، قسمت حسابداری و اعضای تیم اجرایی. همه کسائی که مسئول اجرای مؤثر و سودده پروژه هستن.

داخلی/تیم پروژه

تیمی که در آژانس شما، مسئول کار روی این پروژه. افرادی مثل مدیر خدمات، مدیر تولید (در صورت نیاز)، مدیر پروژه و بقیه منابع انسانی مثل طراحان، طراحان تجربه کاربری، پیشرفت دهندها، کپی رایترها و هر فرد دیگری که مهارتای مورد نیاز رو واسه موفقیت پروژه داراس.

بقیه افراد

این دسته شامل افرادیه مثل جامعه ی پیشرفت دهندها، گسترش دهندگان تکنولوژی، افراد تأثیرگذار در بخش ی تکنولوژی و حتی کاربران پایانی که منتظر به روزرسانی این نرم افزار هستن و به احتمال زیاد از اون استفاده می کنن.

شخصیتای عادی ذینفعان چیه و چیجوری نگاشت اونا رو رسم کنین؟

بعد از اینکه فهرست همه ذینفعان ممکن رو نوشتید، باید نگاهی به نقشای افراد ذینفع بندازین تا بتونین به درستی نگاشت ذینفعان رو رسم کنین. در هر پروژه، شکلای مختلف مشخصی از ذینفعان مشارکت دارن که نقشای معینی رو انجام میدن.

این نقشا شامل این موارده:

حمایت کننده اجرایی

طبق تعریف دانشگاه کورنل، حمایت کننده اجرایی مدیریه که مسئول اصلی تخصیص مطمئن اختیارات و منابع پروژه به حساب میاد. طبق این تعریف، حمایت کننده اجرایی اهداف پروژه رو تأیید می کنه، از فعالیتای اصلی پروژه مطلعه و تصمیم گیرنده پایانی حساب می شه. در مثال ما، این فرد ممکنه معاون بازاریابی و یا پیشرفت در شرکت مشتری باشه. در بیشتر موارد آژانس شما با این افراد دوستی نداره اما پذیرش ایجاد تغییرات و تأیید پایانی هر مرحله به دست این افراد انجام می شه.

حمایت کننده پروژه

این ذینفع در موارد جزئی تر وارد نمی شه. حمایت کننده پروژه پیشرفت کارا رو در مراحل پایانی دنبال می کنه و بر کار مدیر پروژه نظارت داره.

خارجی

بعضی از ذینفعان رابطه مستقیمی با خود پروژه ندارن. ممکنه این افراد سهام داران شرکت، پیمانکاران، گروه های ناظر و غیره باشن. به طور عادی این ذینفعان نیاز به اطلاعات کمی دارن اما باید حس کنن حرف شون شنیده می شه.

داخلی

این دسته شامل افرادی مثل: مدیریت آژانس و مدیریت مشتری، منابع انسانی هر دو طرف (که ممکنه در طول پروژه از اونا خواسته نیروی بیشتری شه)، افراد قسمت فناوری اطلاعات و پیشرفت دهندها واسه ایجاد پروژه.

شروع بررسی ذینفعان

وقتی که همه ذینفعان مربوط به پروژه رو شناختید، می تونین طبق معیارها نسبت به بررسی و نگاشت اونا اقدامات تون رو شروع کنین. اینجا خیلی مهمه که سؤالای درستی بپرسید و تا حد امکان در آزمایش ذینفعان و نیازای شون صادق باشین. عوامل مهم زیر رو باید در نظر داشته باشین:

۱. کدوم یک از ذینفعان بیشترین اثر رو بر پروژه دارن؟ بیشتر این افراد در طرف مشتری هستن: معمولا تیم پروژه اونا، حمایت کننده پروژه و حمایت کننده اجرایی.

۲. کدوم یک از ذینفعان بیشترین اثر رو از پروژه قبول می کنن؟ این افراد ممکنه از گروه اول یا خارج اون باشن. مثلا در پروژه ساخت وساز، افراد همسایه، فعالان محیط زیست و ساکنان آینده ساختمان رو میشه در این گروه قرار داد.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   تراکت تبلیغاتی چیه و چه کاربردی داره؟ 

۳. با افرادی که ذینفع حساب نمی شن چیجوری باید خورد؟ مثلا، در پروژه نرم افزار، شاید مدیرانی خارج از تیم نرم افزار باشن که در قسمت خودشون رهبران مهمی هستن و باید از بعضی مسائل خبردار شن. این افراد باید اطلاعات کمی از روند اجرای پروژه داشته باشن چون توانایی ایجاد مشکل و اخلال در روند کارا رو دارن.

۴. کی منابع رو کنترل می کنه؟ این دسته از ذینفعان در طرف مشتری هستن. می تونن در بعضی مواقع در طرف آژانس هم باشن مثل زمانی که باید خواسته تغییر وسعت یا بودجه بدین یا در بخش ی خاصی نیاز به منابع تخصیص یافته ی بیشتری دارین.

۵. انگیزها و منافع اصلی ذینفعان چیه؟ هنگامی که نیروهای تشویق کننده ی ذینفعان رو بررسی می کنین این موارد رو در نظر داشته باشین:

  • کی نفع/سهم پولی داره؟
  • کی نفع عاطفی داره؟ (این موضوع رو دست کم نگیرید. اگه این پروژه واسه فردی محبوب باشه، خوشحال نگه داشتن و در جریان قرار دادن اون ضروریه.)
  • مهم ترین انگیزهای هر ذینفع چیه؟
  • چه کسائی بزرگ ترین حمایت کننده هستن؟
  • چه کسائی بزرگ ترین منفی بافان هستن؟

شروع بررسی و نگاشت ذینفعان

پس از اینکه تمرین بالا رو انجام دادین، اطلاعات کافی واسه شروع بررسی ذینفعان اصلی و تعیین جایگاه اونا در نگاشت یا ماتریس رو دارین.

ویویان کلوسترمن (Vivian Kloosterman) مدیر عامل یک شرکت مهندسی مشاور محیط زیست و مؤسس مدرسه ی کسب وکار آنلاین «پیشرفت حرفه ای همیشگی» است. این مدرسه در مورد ی مدیریت و بررسی ذینفعان درسای خیلی ارائه می کنه. کلوسترمن می گه: «استفاده از ماتریسی که ذینفعان رو طبق اثر و منافع شون نگاشت می کنه، به شما این امکان رو می ده که تصویری روشن از میزان مشارکت هر ذینفع داشته باشین. این ماتریس نوع تعهد شما به اونا رو هم نشون می ده و به کمک اون درکی از چیزی که به ذینفعان انگیزه می ده و چگونگی قانع کردن اونا رو به دست میارید.»

کلوسترمن واسه نگاشت مشتریان، ماتریسی آسون و کاربردی پیشنهاد می کنه.

حالا می تونین اهمیت نسبی و نیازای هر ذینفع رو به شکل تصویری ثبت کنین. کار رو با اضافه کردن نام ذینفعان به ماتریس شروع کنین و اسامی رو در جای مناسب شون بنویسین. مثلا فرد طرف مشتری رو که در بالا اشاره کردیم، (همون فرد که در قسمت تحت مدیریت خودش، فردی برجسته بود و نظراتش بر روند اجرای پروژه اثر داشت) میشه در ربع «مطلع از همه چیز» قرار داد، چون وگرنه احتمال ایجاد اخلال از طرف اون هست؛ با وجود اونکه واقعا این فرد عضو تیم نیس.

هنگام پُر کردن ماتریس می تونین از رنگای مختلفی واسه نوشتن ناما استفاده کنین. اگه میدونید که یکی از آدما تیم مشتری، موافق مؤلفه ای از پروژه نیس، شاید بد نباشه اسمش رو با رنگ قرمز بنویسین. با رنگی نوشتن اسم یک ذینفع، افراد آژانس متوجه می شن که پیامایی واسه اون فرستاده می شه نیازمند توضیحات بیشتریه یا با تناوب بیشتری باید ارسال شه. اگه بتونین اون و پیام هاش رو به درستی مدیریت کنین، شاید تبدیل به حمایت کننده بزرگ شما شه و بتونین رنگ اسمش رو به سبز تغییر بدین.

امتیازات بررسی و نگاشت ذینفعان

هنگامی که از نظر و اثر قدرتمندترین ذینفعان تون واسه پیشرفت استفاده می کنین، احتمال موفقیت پروژه بیشتر می شه. مهم تر از همه اینه که، زمان و منابع باارزش تون رو از راه ارتباطات غیرضروری هدر نمی بدین.

علاوه بر اون، ذینفعان کلیدی یعنی اونایی که بیشترین قدرت و اثر رو دارن، می تونن به شما کمک کنن تا منابع مورد نیازتون رو به دست بیارین، خواستهای مربوط به منابع یا زمان رو اولویت بندی کنین و مشکلات احتمالی رو از بین وردارین.

پس شناخت و مدیریت این دسته از ذینفعانی که اولویت بالایی دارن، خیلی مهمه. بررسی ذینفعان و ماتریسی که شروع به کشیدن اون کردین به شما و تیم تون کمک می کنه تا ببینین چه کسائی نیاز به مدیریت دارن و این مدیریت از چه طریقی باید انجام شه تا بهترین نتیجه واسه پروژه اتفاق بیفته.

کلوسترمن می گه: «حتما از اثر ذینفعان و تغییرات این اثر در طول پروژه آگاه باشین.» هر چیزی رو که در اول پروژه رسم می کنین، درباره همون زمونه، ماتریس ذینفعان باید حتما پویا و زنده باشه. «از تغییراتی که اتفاق میفته آگاه باشین تا آگاهی رسانیا و میزان تعهد رو متناسب با اون تغییر بدین.»

هرکسی باید چه چیزی رو در چه زمانی بدونه؟

بعد از اینکه ذینفعان تون رو شناختید و میزان تأثیرگذاری، منافع و تعهد اونا رو دونستید می تونین تهیه ی طرح آگاهی رسانی ذینفعان رو شروع کنین. با چهارخانه ای آسون شروع کنین. ذینفعان رو منظم کنین و شکلای مختلف آگاهی رسانیای مورد انتظار و نیازشون رو بنویسین. یک طرح آسون مثلا:

قالب آماده طرح رابطه ذینفعان

چهارخانها به طور همیشگی بازبینی می شه و قسمتای پیشرفت، بودجه و وظایف بعدی باید به شکل روزانه، هفتگی یا ماهانه به روزرسانی شن.

می تونین این طرح رو از راه ذخیره روی فضای اشتراکی با مشتری هاتون به اشتراک بذارین. می تونین از وسایل خودکار استفاده کنین تا آخرین به روزرسانیا رو با تناوب مناسب و واسه افراد مناسب، ایمیل کنه. می تونین به شکل هفتگی از راه ایمیل شخصی مدیر پروژه، گزارشی واسه مشتری هاتون بفرستید. ذینفعان داخلی شما می خوان که از ساعات پیش بینی شده ی طرح، ساعات مصرف شده و ساعات باقی مونده گزارشی داشته باشن.

بعضی از ذینفعان (مثل مدیران اجرایی) نیاز به رابطه رسمی تر و با تکرار کمتر دارن. شاید این دسته از ذینفعان ارائه ماهانه ی گزارشی با قالب پاورپوینت رو ترجیح بدن. ارائه باید گزارشی از وضعیت پروژه، مطالب مهم و آخرین مطالب منتشر شده، اطلاعات و بازخوردهای دریافت شده تا اون زمان و مثل این موارد باشه.

برگرفته از: smartsheet.com


دیدگاهتان را بنویسید