مشروط بر توافق طرفین و عدم اختلاف و تعارض آن‌ها و یا احراز این معنی از طریق انتشار آگهی توسط هیئت است. به عبارت دیگر، در هر مورد که راجع به مالکیت و یا تحقق معامله و یا اصالت مبایعه‌نامه عادی، اختلاف یا معارضه‌ای میان طرفین و مالکین مشاعی باشد، هیئت‌های مذکور صالح به رسیدگی نبوده و رسیدگی به موضوع در صلاحیت دادگاه‌ها است.
بنابراین، هیئت‌ها در رسیدگی، به محض برخورد با اختلاف طرفین، باید موضوع را به دادگاه صالح ارجاع نمایند و دادگاه‌ها نیز در رسیدگی به پرونده‌های مربوطه، مانند دعوی مالکیت به استناد مبایعه‌نامه عادی و الزام به تنظیم سند رسمی انتقال، چنانچه توافق طرفین را در وقوع معامله احراز نمایند، می‌بایست با توجه به مراضات حاصله، قرار عدم صلاحیت به شایستگی هیئت‌های مذکور صادر کنند و نسبت به پرونده‌های مطروحه با اخذ توضیح از طرفین، توافق و یا اختلاف آن‌ها را احراز و حسب مورد عمل نمایند. قابل گفتن است که اختیارات مربوط به دستور صدور سند مالکیت اختصاص به هیئت‌های یاد‌شده داشته و دادگاه‌ها در رسیدگی به موضوع مختلفٌ‌فیه کماکان تابع اصول و تشریفات دادرسی هستند .
در این زمینه، رأی وحدت رویه شماره 551 ـ تاریخ 21/12/69 هیئت عمومی دیوان عالی کشور نیز اشاره به این امر دارد که: «ماده 147 اصلاحی قانون ثبت مصوب 1365 و تبصره‌های آن برای مدت موقت و با شرایط معین اجازه مراجعه متقاضی سند را به هیئت‌های مقرر در این قانون داده است، صلاحیت عام محاکم دادگستری را نفی نمی‌کند و لذا دعوی الزام به انتقال ملک که در دادگاه‌های دادگستری اقامه می‌شود باید مورد رسیدگی قرار گیرد…».
اما گذشته از مبحث صلاحیت عام محاکم دادگستری، به‌طور‌کلی می‌توان چنین گفت که به درخواست‌هایی که به‌موجب مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت، به واحدهای ثبت واصل می‌گردد، حسب مورد رئیس ثبت و یا هیئت‌حل‌اختلاف رسیدگی می‌نمایند که ذیلاً به شرح کامل این دو مرجع رسیدگی خواهیم پرداخت.
گفتار اول: رئیس ثبت
در‌خصوص موارد صلاحیت رئیس ثبت می‌توان به بندهای یک و دو ماده 147 اصلاحی قانون ثبت اشاره نمود که مهم‌ترین رکن آن‌ها، وجود توافق بین متصرف و مالک است. اما صرف توافق کافی نیست و شرایط دیگری هم لازم است. از‌جمله در مورد بند یک ماده فوق‌الذکر که املاک مفروزی را مد نظر دارد، باید تصرف بلا‌منازع متصرف، توسط کارشناس، محرز گردد و کسی به تصرف وی معترض نباشد و عرصه مورد تصرف نیز متعلق به اوقاف یا دولت یا شهرداری نبوده و مالک عرصه و اعیان یکی باشد و علاوه‌بر این، باید ملک مورد ادعا دارای سابقه ثبت داشته و متصرف نیز بتواند سند عادی مالکیت خود را ارائه نماید. و یا در مورد املاک مشاعی، باید کلیه مالکین مشاعی با تصرفات مفروزی متصرف موافقت داشته باشند و کسی نسبت به آن معترض نبوده و مقدار تصرف متقاضی هم از سهم فروشنده در کل ملک بیشتر نباشد.
اما گذشته از تمامی این شرایط باید اتخاذ تصمیم برای رئیس ثبت، امکان داشته باشد و الا پرونده را جهت رسیدگی به هیئت‌حل‌اختلاف خواهد فرستاد. هم‌چنان‌که مطابق بند 8 از بخشنامه شماره 15791/41/1 تاریخ 23/9/1378 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مهری با این عنوان «توافقی نیست به هیئت‌حل‌اختلاف ارجاع شود ـ تاریخ… رئیس ثبت» باید از طرف اداره‌کل ثبت استان تهران تهیه گردد و رؤسای کلیه واحدهای ثبتی مکلف‌اند برابر مقررات مصرحه در آیین‌نامه، به ترتیب و نوبت، تقاضاها را رسیدگی، در‌صورتی‌که سند مالکیت قابل صدور از طریق توافقی نباشد، تقاضا را به مهر مذکور ممهور و توسط دبیرخانه به هیئت ارجاع نمایند.
البته بخشنامه فوق‌الذکر به‌علت جلوگیری از تضییع حقوق متقاضیان و نیز پیش‌گیری از ارجاع بی‌دلیل پرونده‌ها از ناحیه رئیس ثبت به هیئت‌حل‌اختلاف، در ادامه چنین مقرر داشته که رؤسای ثبت مکلف‌اند مراتب عدم حصول توافق را به‌طور مستدل و روشن قید نمایند و سپس پرونده را به هیئت‌های حل اختلاف ارجاع کنند.
در خصوص این سؤال که آیا سپردن تصمیمات کلی به رئیس ثبت، منطقی است یا خیر؟ باید اظهار داشت که حیطه اختیارات رئیس ثبت، محدود به مواردی است که در مورد آن‌ها اعلام توافق شده است و چون برای ثبت توافق بایستی تمامی افراد ذی‌حق، ذیل دفتر ثبت توافق را امضا نمایند، پس در‌این‌صورت، تصور هر‌گونه تضییع حقی منتفی است و اساساً سپردن اختیار ثبت توافق به رئیس ثبت به جهت تسریع در انجام امور و صدور سند مالکیت رسمی می‌باشد و بنابراین اعطای چنین اختیاری را به رئیس ثبت نمی‌توان غیر‌منطقی دانست.

گفتار دوم: هیئت‌حل‌اختلاف
دومین مرجعی که مطابق مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت، جهت رسیدگی به موارد مصرحه در این قانون پیش‌بینی شده است، هیئت‌حل‌اختلاف نامیده می‌شود که ذیلاً به بیان توضیحاتی در‌باره ماهیت، صلاحیت، آراء و دیگر مسایل پیرامون این هیئت‌ها خواهیم پرداخت.
قبل از ورود به این مباحث، باید متذکر شد که اساساً تشکیل و رسیدگی هیئت‌حل‌اختلاف به‌جای دادگاه، برای تسریع در امر رسیدگی و آزاد بودن از تشریفات رسیدگی است. زیرا دادگاه‌ها به‌علت تنوع و تراکم دعاوی و تشریفات دادرسی نمی‌توانند مانند هیئت‌های فوق‌الذکر، به سرعت، رسیدگی نمایند.
اینک در چند بند جداگانه به تشریح و تبیین هیئت‌های حل اختلاف خواهیم پرداخت.

بند اول: ترکیب هیئت‌حل‌اختلاف
مطابق ماده 147 اصلاحی قانون ثبت، اصلاحی 31 تیر‌ماه سال 1365، هیئت‌های رسیدگی‌کننده مرکب بودند از؛ دو نفر قاضی به تعیین شورای عالی قضایی (‌‌در‌حال‌حاضر، رئیس قوه‌قضائیه) و یک نفر از اعضای ثبت که تعهد و داشتن حسن شهرت در آن‌ها شرط بود، به انتخاب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
اما ترکیب فوق‌الذکر، به‌موجب ماده 148 اصلاحیه 1370 ق.ث. تغییر کرد و هم اکنون اعضای هیئت‌های حل اختلاف عبارتند از؛ یکی از قضات دادگستری به انتخاب رئیس قوه‌قضائیه، رئیس ثبت یا قائم‌مقام وی و یک نفر خبره ثبتی به انتخاب رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
برای انتخاب عضو قضایی هیچ شرط خاصی مد‌نظر نمی‌باشد و مطابق ماده مرقوم باید توسط رئیس قوه‌قضائیه انتخاب شود که اکنون در این مورد به رؤسای‌کل دادگستری‌ها تفویض اختیار گردیده است. در مورد انتخاب خبره ثبتی نیز ماده 15 آیین‌نامه مقرر داشته که؛ وی از بین کارکنان مجرب و بصیر که وسیله ثبت استان معرفی شده‌اند، توسط رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می‌شود و حسب تبصره یک همین ماده (اصلاحی 22/8/81) « در صورتی که تعیین خبره ثبتی از بین کارکنان ثبت مقدور نباشد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند خبره ثبتی را از بین سایر کارکنان شاغل ثبت و یا بازنشسته ثبت انتخاب نماید».
تبصره 2 ماده فوق‌الذکر نیز مقرر می‌دارد که: « در صورت لزوم به تشکیل هیئت یا هیئت‌های دیگر، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند نسبت به انتخاب خبره و قائم‌مقام رئیس ثبت رأساً اقدام نماید» پس در این موارد نیازی به معرفی از ناحیه ثبت استان ندارد.
در اینجا ممکن است این سؤال به ذهن متبادر شود که آیا ترکیب هیئت‌حل‌اختلاف، با نبود اکثریت قضایی قابل دفاع است یا خیر؟
در پاسخ باید گفت: با توجه به اینکه در هیئت‌ها، موضوع بیشتر از حیث ثبتی مطرح می‌شود تا قضایی؛ بنابراین ترکیب جدید هیئت‌ها، ترکیبی غیر‌منطقی نیست. به عبارت دیگر، به دلیل اینکه پرونده‌های مطروحه در هیئت‌ها اکثراً شبیه به هم هستند و مقررات تکراری و خاصی بر آن‌ها حاکم است و مسایل حقوقی پیچیده ندارند، بنابراین وجود یک مقام قضایی در هیئت به لحاظ نظارت بر رعایت مسایل حقوقی کافی به‌نظر می‌رسد و چون موضوعات مطروحه بیشتر با مسایل ثبتی است که اعضای ثبتی تسلط بیشتری بر آن‌ها دارند، پس وجود دو عضو ثبتی در هیئت، می‌تواند از موجبات تسریع روند اجرایی کار رسیدگی به موضوع باشد.
در ادامه، لازم به توضیح است که علاوه‌بر اعضای اصلی هیئت، به موجب آیین‌نامه اجرایی، باید یک نفر به‌عنوان دبیر هیئت انتخاب و انجام امور مربوط به دبیرخانه را به‌عهده گیرد که ماده 16 آیین‌نامه اجرایی (مصوب 22/8/81) در‌خصوص پست دبیر هیئت چنین مقرر می‌دارد که؛ چنانچه در تشکیلات سازمانی ثبت دبیر هیئت منظور نشده باشد، به منظور انجام کارهای مقدماتی و تنظیم دفاتر و سایر امور مربوط به اجرای قانون، واحد ثبتی یک نفر از کارکنان مطلع و بصیر را به‌عنوان دبیر هیئت به اداره‌کل ثبت استان پیشنهاد می‌نماید تا پس از انتصاب علاوه‌بر وظایف محوله، امور مربوط به دبیرخانه هیئت را عهده‌دار گردد.
بند دوم: صلاحیت هیئت‌حل‌اختلاف
در ماده 147 اصلاحی قانون ثبت مصوب 1365، رسیدگی به همه موارد مندرج در ماده مزبور قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک در صلاحیت هیئت یا هیئت‌های مرکب از دو نفر قاضی دادگستری و یک نفر از کارکنان ثبت بود که به‌هر‌حال این هیئت به شرط توافق طرفین به موضوع رسیدگی و اتخاذ تصمیم می‌نمود .
ولی به موجب مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت مصوب 21/6/1370 در صلاحیت هیئت‌ها، تغییراتی به وجود آمد، بدین شرح که؛ قانون مزبور رسیدگی به مواردی را که نسبت به آن‌ها اعلام توافق شده است، البته با احراز شرایط خاص دیگر، به‌عهده رئیس ثبت محول نموده و نتیجتاً موارد صلاحیت هیئت‌های حل اختلاف به شرح ذیل طبقه‌بندی می‌شود:
1 ـ در مورد تقاضاهای مربوط به املاک مفروز در صورت حصول اختلاف در تصرف و عدم توافق بین مالک و متصرف.
2 ـ در مورد تقاضاهای مربوط به املاک مشاع که انتقال به نحو مشاع و تصرف به‌صورت مفروز است در صورت عدم دسترسی به مالکین مشاعی و یا وصول اعتراض.

3 ـ در مواردی که مالکیت عرصه و اعیان از هم جدا می‌باشد و مورد معامله اعیان املاک است.
4 ـ در‌صورتی‌که متصرف نتواند سند عادی مالکیت خود را ارائه نماید.
5 ـ در مواردی که متصرف با در دست داشتن سند عادی تقاضای صدور سند رسمی را دارد.

6 ـ در مواردی که ملک سابقه بازداشت نداشته باشد و متقاضی به‌عنوان مالک متصرف است.
7 ـ مواردی که عرصه مورد تقاضا، وقف است.
8 ـ مواردی که عرصه مورد تقاضا، متعلق به دولت یا شهرداری است.
9 ـ رسیدگی به تقاضای اتباع بیگانه.
به‌طور کلی حسب بند پنجم از ماده 147 اصلاحی قانون ثبت، چنانچه بین اشخاص در تصرف اختلاف باشد یا اعتراض برسد و یا اتخاذ تصمیم برای رئیس ثبت مقدور نباشد، هم‌چنین در صورت عدم امکان ثبت توافق به تشخیص رئیس ثبت در موارد اعلام توافق، پرونده مطروحه جهت رسیدگی به هیئت‌حل‌اختلاف، ارجاع می‌گردد.
اما مسأله دیگر، در‌خصوص صلاحیت، راجع به صلاحیت محلی هیئت‌ها است. بدین توضیح که مطابق قانون، هیئت‌های حل اختلاف در هر یک از حوزه‌های ثبتی تشکیل می‌شوند، بنابراین هیئت‌های مزبور فقط نسبت به پرونده‌هایی که در همان حوزه تشکیل شده است، صلاحیت رسیدگی دارند و چنان‌که قبلاً توضیح داده شد، اگر در خلال رسیدگی محرز گردد که تقاضا جزو واحد ثبتی دیگری است، تقاضای واصله به واحد ثبتی مربوطه ارسال می‌گردد که حسب مورد در ردیف هم‌عرض مورد تقاضا، رسیدگی شود.
بند سوم: نحوه صدور، ابلاغ و اجرای رأی هیئت‌حل‌اختلاف
به موجب تبصره یک ماده 148 اصلاحی قانون ثبت، هیئت‌ها مکلف شده‌اند که حداکثر ظرف 3 سال از تاریخ ارجاع، رأی خود را صادر نمایند که در عمل نیز هیئت‌های موصوف، پس از وصول تقاضانامه و ثبت در دفاتر مخصوصه و انجام مراحل رسیدگی، مبادرت به صدور رأی می‌نمایند. در‌خصوص حد نصاب لازم جهت اتخاذ تصمیم در هیئت‌ها نیز ماده 17 آیین‌نامه اجرایی (مصوب 22/8/81) مقرر می‌دارد که: آراء صادره از هیئت با دو رأی موافق معتبر و لازم‌الاجرا است که رأی صادره باید در دفتر آراء ثبت گردد. و نکته قابل توجه این است که حسب ماده 19 آیین‌نامه اجرایی، اگر رأی صادره به اتفاق آراء نباشد، دبیر هیئت باید نظر اقلیت را نیز به‌طور مشروح در دفتر آراء، ذیل رأی اکثریت ثبت نماید. پس از انجام این امور، رأی صادره توسط دبیر هیئت به واحد ثبتی ارسال و سوابق امر نیز در دبیرخانه هیئت ضبط می‌گردد.
ضمناً به موجب بند نهم از بخشنامه شماره 15791/41/1 تاریخ 23/9/78 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور واحدهای ثبتی مکلف شده‌اند که آمار ماهانه مبنی‌بر این که هر یک از هیئت‌ها به چند پرونده در آن ماه رسیدگی کرده‌اند و تعداد آراء مثبت و منفی و تعداد قرارهای صادره و این که چه تعداد از پرونده‌ها منجر‌به صدور سند مالکیت گردیده و چه تعداد، قرار مبنی‌بر بایگانی‌شدن پرونده صادر شده را تهیه و از طریق ثبت استان به دفتر بودجه و برنامه‌ریزی ارسال نمایند.
اما در پاسخ به این سؤال که اگر سهو قلم یا اشتباه در آراء صادره رخ داد، تکلیف چیست؟ باید به ماده 70 آیین‌نامه اجرایی اشاره نمود که مقرر می‌دارد؛ در صورتی که معلوم شود در آراء هیئت‌های سابق یا فعلی مطالبی سهواً از قلم افتاده و یا اشتباه رخ داده و یا در مبانی و مستند رأی اشتباهی پیش آمده باشد، چنانچه رأی اجرا نشده باشد، هیئت پس از بررسی، رأی اصلاحی صادر می‌نماید. در این‌صورت، دبیر هیئت مکلف است، مفاد رأی اصلاحی را نیز در دفتر آراء ثبت نموده و شماره و تاریخ آن را در دفتر ثبت آراء، در ستون ملاحظات رأی قبلی قید نماید و به امضای هیئت برساند و به واحدهای ثبتی ابلاغ کند. و در صورتی که رأی به مرحله اجرایی درآمده باشد، مراتب اشتباه توسط ثبت محل جهت طرح در هیئت نظارت، به ثبت استان گزارش می‌گردد. هیئت نظارت در صورت لزوم با جلب نظر هیئت‌حل‌اختلاف، اتخاذ تصمیم می‌نماید.
مرحله بعد از صدور رأی، ابلاغ آن به طرفین می‌باشد که به موجب ماده 148 اصلاحی قانون ثبت، رأی صادره به‌وسیله ثبت محل به طرفین ابلاغ می‌شود که ممکن است یکی از دو حالت ذیل حادث شود؛
حالت اول، وصول اعتراض ظرف مهلت بیست روز از تاریخ ابلاغ رأی می‌باشد که در این‌صورت، حسب قسمت اخیر ماده فوق‌الذکر و نیز رأی وحدت رویه شماره 623 تاریخ 18/1/77 هیئت عمومی دیوان عالی کشور، معترض به دادگاه عمومی هدایت می‌شود. رسیدگی به این اعتراضات نیز در دادگاه، خارج از نوبت، خواهد بود. لازم به ذکر است که مطابق نظریه شماره 2969/7 به تاریخ 24/6/75 اداره حقوقی قوه‌قضائیه این‌گونه دعاوی باید به طرفیت کسی اقامه شود که رأی هیئت‌حل‌اختلاف به سود او صادر شده است. و دیگر این که به موجب نظریه شماره 57830/7 تاریخ 16/8/1378 اداره حقوقی رسیدگی به این اعتراضات در دادگاه تابع قانون آیین دادرسی مدنی است و معترض باید اعتراض خود را به‌موجب دادخواست به دادگاه تسلیم نماید.
حالت دوم، وصول اعتراض ظرف مهلت بیست روز از تاریخ ابلاغ رأی به طرفین می‌باشد که در این‌صورت، ادارات ثبت مکلف به اجرای آن هستند.
تبصره 4 الحاقی به ماده 34 آیین‌نامه اجرائی (مصوب 22/8/1381) نیز مشعر بر این امر است که آراء صادره از هیئت‌های حل اختلاف، لازم‌الاجرا بوده و واحد‌های ثبتی مکلف به اجرای آن هستند.
حتی در مورد اراضی مربوط به دولت یا شهرداری، ماده 35 آیین‌نامه مقرر می‌دارد؛ در مواردی که هیئت، رأی به انتقال ملک دولت یا شهرداری به اشخاص صادر نموده است، رأی صادره توسط هیئت مزبور به مرجع ذی‌ربط ابلاغ می‌شود که نهایتاً ظرف بیست روز پس از ابلاغ رأی، نماینده خود را جهت امضای سند به دفترخانه‌ای که از طرف واحد ثبتی معین می‌شود، اعزام دارد. ولی چنانچه در مهلت مقرر، نماینده مرجع ذی‌ربط مراجعه ننمود، نماینده ثبت اسناد و املاک محل
جهت امضای سند انتقال به دفترخانه اعزام می‌گردد که از این امر نیز به خوبی می‌توان، لازم‌الاجرا بودن آراء هیئت‌های یاد شده را استنباط نمود.
در‌خصوص مفهوم اجرایی آرا، هیئت‌ها، می‌توان به تبصره 13 الحاقی به ماده 20 آیین‌نامه اجرایی (مصوب 22/8/81) اشاره نمود که مقرر می‌دارد؛
«منظور از اجرای آراء هیئت‌های حل