این بی‌رحمانه‌ترین قوانین باشد. زمان همانند تیری است که از کمان رها شده و هرگز باز نمی‌گردد و با شتاب هر چه تمامتر به پیش می‌رود. شما همیشه می‌توانید کار جدیدی آغاز و یا ثروت تازه‌ای کسب کنید، اما هرگز قادر به توقف زمان نخواهید بود. زمان ،گرانبهاترین و ضروری‌ترین منبع است و هیچ چیز جای وقت از دست رفته را نمی‌گیرد. (زالی، 1375، ص 20).
جواهری زاده می‌گوید: شاید زندگی جاویدان، آرزویی دست نیافتنی باشد، ولی زندگی طولانی می‌تواند دست یافتنی باشد. یکی از راه‌های طولانی کردن زندگی، استفاده بهتر از وقت و توجه به اهمیت و ارزش والای آن است . (جواهری‌زاده، 1379، ص 43).
کرامر (1989) دریافته است که زنان در استفاده از وقت‌شان کارآمدتر هستند. همچنین ولیز (1993) در پژوهش خود دریافت که بین مردان و زنان در استفاده از مدیریت زمان تفاوت وجود دارد.
شناخت زمان و ارزش نهادن به آن از ویژگی‌های مردان و زنان بزرگ است؛ چه بسا فرصت‌ها و زمانهای مناسب که به علت بی‌توجهی و یا غفلت، از دست می‌روند. تشخیص درست و به موقع مشکلات و حوادث و راه حل آنها از ضروریات مدیریت زمان است.
شناخت مناسب‌ترین زمان برای تصمیمات و رفتارهای تربیتی، تضمین‌کننده موفقیت مربیان و مدیران آموزشی می‌باشد. متأسفانه با اینکه علم مدیریت پیشرفت چشمگیری داشته و در موضوعات مختلف کار شده، از مدیریت زمان کمتر سخن رفته است (شادمان‌فر، 1388).
یکی از بهترین راه های استفاده از زمان محدود و با ارزش عمر، بکارگیری دائمی و هوشیارانه “مدیریت زمان” است. “مدیریت زمان” یعنی این که کنترل زمان و کار خویش را بدست بگیریم و اجازه ندهیم که امور و حادثه‌ها ما را هدایت کنند. به تعبیر دیگر اگر انسان در رابطه با جریانهای زندگی، انفعالی عمل کند. زمان او به شدت هدر خواهد رفت، به تعببیر دیگر “مدیریت زمان” همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است که بدانیم مهارتهایی که ما برای اداره دیگران نیازمندیم همان مهارتهایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم (صفا، 1389).
در مدیریت زمان، تعیین اولویتهای کاری از اهمیت به سزایی برخوردار است و اولویت با امور و کارهایی است که فوریت دارند و اهمیت بیشتری دارند. اغب این دو عامل در تعارض قرار می‌گیرند، یعنی ممکن است کاری فوری باشد اما مهم نباشد ویا برعکس؛ همیشه کار امروز فوریت دارد در حالیکه برنامه‌های سال بعد فوریت روز نیست به این سبب، امروز و فردا را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد و برای رفع این مشکل لازم است اولویتهای امروز و اولویتهای برنامه‌ریزی آینده را تعیین کنیم، ممکن است این امر اغلب به این معنی باشد که برخی از کارهای امروز از برنامه خارج شوند (فرنر ، 1995).
شاخص های مدیریت زمان
هدفگذاری
تدوین طرح‌های کوتاه مدت نیز با تمرکز و توجه بر اجرای هدف فوری به جای دلبستن به آینده‌ای بیمناک، به هدف عوامل استرس‌زای پیشین کمک می‌کند. اولین مرحله برای برنامه‌ریزی مطلوب تعیین اهداف است. بیشتر برنامه‌های هدفگذاری مدیریت بر مبنای هدف با این مرحله آغاز و در این مرحله خاتمه می‌یابد. متأسفانه اولین مرحله به تنهایی به دستیابی به هدف یا حذف استرس منتهی نمی‌شود. صرف تدوین یک هدف اگر چه مفید است اما کافی نیست . (وتن وکمرون 1956، ترجمه جعفری مقدم، 1380)
در هنگام بررسی اهداف، آنها را بنویسید و بعد آنها را به اهداف کوتاه مدت، بلندمدت، شخصی و کاری تقسیم کنید. سپس ببینید آیا این اهداف واقع‌بینانه هستند یا خیر، ببینید برای رسیدن به اهداف مورد نظر به کدام مهارت‌ها احتیاج دارید و برای رسیدن به هر یک از اهداف خود یک جدول زمانبندی تدوین و مهلت رسیدن به هر هدف را در آن قیدکنید. (هیندل، 1994، ترجمه جعفری مقدم، 1383).
اولویت‌بندی
اولویت‌گذاری فعالیتها در واقع بدین معنی است که مشخص کنیم کدام یک از وظایف بالاترین و کدام یک از درجه اهمیت کمتری برخوردار دارند و کدام یک از این فعالیتها قادر به انجام در پایین‌ترین سطح اولویت می‌باشد. وظایفی که دارای مرتبه و اولویت بالا می‌باشند بایستی در مراحل نخست انجام پذیرد (ویلسون 2006) . هر چند که تعیین اهداف مشخص و روشن، تضمین‌کننده استفاده خردمندانه از وقت است، اما تعیین اولویتها تنها راهی است که می‌توان از طریق آن در جهت رسیدن به اهداف کار کرد. (روبرتا ،1989، ترجمه شیرازی‌منش و همکاران، 1383)
پژوهش‌ها نشان داد خصوصیات افرادی که دارای هوش هیجانی بالا می‌باشند، برگرفته از مهارت اجتماعی بالا، سازگاری با اهداف گروه یا سازمان، رتبه‌بندی اهداف، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و نظم درونی می‌باشد. (قائد محمدی، 1388، ص 44)
برنامه‌ریزی
پیتر دراکر، برنامه‌ریزی را به عنوان یکی از عوامل اصلی مدیریت مطرح کرده است. به این معنا که به جای آن که در اختیار خواسته‌ها و تمهیدات قرار گیریم، زمان را بطور دقیق برنامه‌ریزی کنیم. هیچ چیزی برای تنظیم وقت از برنامه‌ریزی روزانه ارزشمندتر نیست. بدون وجود چنین برنامه‌ای دائماً در خدمت خواسته های دیگران خواهیم بود. با وجود یک برنامه مدون و مرتب همیشه می‌دانیم کجا هستیم، کجا باید باشیم و با قدرت می توانیم با اموری که در طول روز برایمان اتفاق می‌افتد چگونه برخورد کنیم. چرا که اولویتها از پیش برای ما مشخص شده‌اند (فرنر، 2003، به نقل از جواهری زاده، 1381) . برنامه‌ریزی، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف می‌باشد. مهم‌ترین نقش برنامه‌ریزی عبارت است از مکتوب‌سازی آنچه قرار است انجام شود. برنامه نوشته شده دارای اثر روانی در تحریک درونی برای انجام کار است (ساقیان، 1379).
ویلسون ادعا کرد یکی از مهم‌ترین برنامه‌هایی که شخص در آن می‌تواند به کمترین کنترل هیجان های خود و برقراری ارتباط سالم و توانایی شناخت احساسات خود بپردازد، برنامه‌ریزی زمان است. زیرا باعث می‌شود که افراد به زمان یا ساعتی خاص، خود را محدود سازند و با زمانبندی، زمان کیفی برای ارتباط مطمئن برقرار کنند و حتی پیشنهاد می‌شود این افراد از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنند. به عنوان مثال رانندگان در زمان خاص چند کار را به بهترین نحو انجام دهند (ویلسون، 2006).
یکی از عوامل فردی مرتبط با پیشرفت و موفقیت نوجوانان و جوانان، خودتنظیمی است. به این معنا که فرد باید تکالیف و کارهایش را تنظیم کند ، به همین دلیل نیاز به یک برنامه‌ریزی صحیح زمانی و هدفگذاری دارد که همان مدیریت زمان می‌باشد.
مدیریت زمان در حیطه‌های مختلفی مانند کار بیرون از منزل، انجام کارهای مربوط به تحصیل و اوقات فراغت و استراحت قابل اجرا است. مدیریت زمان یا استفاده بهینه از زمان که شامل برنامه‌ریزی صحیح زمانی، هدفگذاری و اولویت‌بندی در اهداف بعنوان یک سازه مهم در روان‌شناسی می‌تواند در موفقیت مؤثر باشد. به نظر می‌رسد دانش‌آموزانی که از مهارت مدیریت زمان برخوردارند می‌توانند در برابر خواسته‌های نامعقول و غیرمنطقی دیگران نه بگویند و به تکالیف درسی و تحصیلی خود بپردازند و پیشرفت تحصیلی بهتری داشته باشند.
خود تنظیمی فرایندی است که از طریق آن دانش‌آموزان شناخت‌ها، رفتارها و عواطفی را که به طور نظام‌مند متوجه اکتساب اهداف است، فعال و حفظ می‌کند،در واقع خود تنظیمی یکی از عوامل فردی تعیین کننده پیشرفت وموفقیت نوجوانان و جوانان می باشد. (زیمرمن، 1989، به نقل از پنتریچ و شانک، 2002، ترجمه شهرآرای، ص 300)
دانش‌آموزانی که برای دستیابی به هدف برانگیخته شده‌اند، به فعالیت‌هایی که به مفید بودن آنها اعتقاد دارند، (مثل توانایی مروز ذهنی مطالب یاد گرفته شده، روشن کردن اطلاعات مبهم) می‌پردازند. در حقیقت خود تنظیمی، یادگیری را افزایش می‌دهد و موجب پیشرفت تحصیل می‌شود و ادراک شایستگی بیشتر، انگیزش و تنظیم عملکرد را برای دستیابی به اهداف جدید حفظ می‌کند. (شانک 1991، به نقل از پنتریچ و شانک/ 2002)، ترجمه شهرآرای، 1386)
یک جزء مهم و متمایز کننده خود تنظیمی این است که یادگیرنده، حداقل در یک جنبه و شاید در همه جنبه‌ها امکان انتخاب داشته باشد. این بدین معنی نیست که یاد گیرندگان همیشه از انتخاب‌های موجود، به درستی استفاده می‌کنند، بلکه آنها ممکن است در مورد چگونگی پیش رفتن، نامطمئن باشند و از معلم درباره آنچه باید انجام دهند، سئوال کنند. (همان منبع).مدیریت زمان یا استفاده بهینه و مؤثر از زمان، عبارت است از برنامه‌ریزی زمانی منظم و هماهنگ، بعلاوه واکنش مناسب در مقابل ضایع کنندگان وقت (سروش، 1372).چون کمبود وقت معمولاً موجب اضطراب و فشار روانی و … می‌شود بنابراین اگر نوجوانان و جوانان برای تنظیم اوقات خود از برنامه‌ریزی صحیح زمانی و هدفگذاری استفاده نمایند، انتظار می‌رود که موفقیت در کارها داشته باشند و با ادامه مدیریت زمان در دوره‌های تحصیلی انتظار می‌رود که پیشرفت تحصیلی نیز حاصل شود.مدیریت زمان، نیاز به برنامه‌ریزی زمانی صحیح دارد. افراد باید جهت برنامه‌ریزی موثر راهی برای نجات زمانشان پیدا کنند. استفاده بهینه از زمان شامل برنامه ریزی زمانی دقیق و در نظر گرفتن اولویتها است، (بون 1992).برنامه‌ریزی زمانی صحیح در مدیریت زمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا باعث تأثیر در عملکرد (پیشرفت تحصیل، سلامت روانی)، تمرکز یافتن بر اهداف، از بین بردن عدم اطمینان و مسائل مورد انتظار، فراهم کردن راهنمایی برای تصمیم‌گیری و تسهیل کنترل می‌شود، (بون، 1992).همانگونه که اشاره شد، مدیریت زمان شامل الف) ارزشیابی استفاده بهینه از زمان، ب) تعیین اولویتها و ج) مدیریت مؤثر زمان است. (بون، 1992). در ادامه به توضیح این عناصر می‌پردازیم:
الف: ارزشیابی استفاده بهینه از زمان:
مدیریت زمان، فرایند مؤثر تقسیم زمان در میان تکالیف مختلف است که یک عامل کلیدی در فواید وابسته به مدیریت محسوب می‌شود. برای اطمینان از استفاده بهینه از زمان، افراد باید زمانشان را برآورد کنند. اولویتی را در نظر بگیرند و زمان را بطور مؤثر مدیریت کنند. اجرای این تکالیف به معنی پرسیدن و پاسخ دادن به 5 سال مهم زیر است:
چه چیزی انجام شده است؟
چه زمانی باید آن را به پایان رساند؟
چه کسی باید آن را انجام دهد؟
چه مقدار از زمان مورد نیاز است؟
چه اولویت‌هایی برای انجام آن باید تعیین شوند؟
ب: تعیین اولویتها:
تحلیل استفاده بهینه از زمان، باید به وسیلۀ در نظر گرفتن اولویتها، دنبال شود. بسیاری از افراد در انجام کارهای سخت، غیر مؤثر هستند. زیرا از اولویت‌بندی در کارهایشان استفاده نمی‌کنند. یک رویکرد برای پیشرفت اولویتها، عبارت است از ترتیب دادن آنها براساس اولویتهای سالیانه، ماهانه، هفتگی و روزانه. اولویتهای سالانه با هدف‌گزینی شروع می‌شوند. این هدف‌گزینی، براساس موارد مهمتر منحصر به فرد، همیشگی و شخصی ترتیب داده می‌شود. فهرست اولویتهای ماهانه از اولویتهای سالیانه عبور داده می‌شود. هر ماه فرد، پیشرفت خود را براساس هدف‌گزینی‌های سالیانه ارزیابی می‌کند و انجام فهرست ماهانه را توسعه می‌دهد. این توالی بر اولویتهای هفتگی ادامه داده می‌شود و سرانجام به فهرست اولویتهای روزانه می‌رسد.
ج: مدیریت مؤثر زمان:
افرادی که موفق به مدیریت زمان می‌شوند، کسانی هستند که زمان را در ساعت‌های مورد نظرشان، تقسیم می‌کنند. آنها فعالیت‌های غیرمهم و ثانوی را کنار می‌گذارند و زمانی را برای کارهای اصلی در نظر می‌گیرند ، با توجه به اولویتها، موارد ضروری را از موارد غیرضروری متمایز می‌کنند. در ضمن از مواردی) که باعث از بین رفتن زمانشان می‌شود، جلوگیری می‌کنند.مؤلفه‌های کلیدی نظام مدیریت زمان عبارتند از: هدف‌گزینی، در نظر گرفتن اولویتها و برنامه‌ریزی زمانی برای رسیدن به اهداف بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت. (لوسی‌یر ، 1997)
مهارت مدیریت زمان از طریق مشخص کردن اهداف واقعی و اولویت‌بندی آنها، برنامه‌ریزی صحیح زمانی برای استفاده از جدول روزانه، برنامه‌ریزی هفتگی، توجه نمودن به نظم و ترتیب، به دست آوردن مهارت‌های ابراز وجود و شناسایی سارقین زمان حاصل می‌شود. (فتی وموتابی، 1385)
نقش اهداف در نظریۀ نظام‌های انگیزشی (MST) فورد پررنگ است. در این نظریه، یکی از جنبه‌های مهم هدف، محتوای آن است. «محتوای هدف عبارت است از عواقب مطلوب یا نامطلوب هدف. برای ارزیابی محتوای هدف، می توان از افراد سؤال کرد که چه می‌خواهند، سعی می‌کنند چه کاری انجام دهند، و چرا کار خاصی را انجام داده‌اند؟ (فورد 1992؛ به نقل ازپنتریچ و شانک 2002؛ ترجمه شهرآرای، 1386، ص 340)
در نظریه فورد، محتوای هدف شامل 24 دسته هستند که در دو گروه کلی : 1)پی‌آمدهای مطلوب درون فردی و 2) پی‌آمدهای مطلوب شخص ـ محیط، قرار گرفته‌اند. یکی از محتواهای هدف، که زیر گروه پی‌آمدهای مطلوب شخص ـ محیط و اهداف مربوط به تکلیف می‌باشد، اهداف تسلط هستند. هدف تسلط، یعنی داشتن یک معیار چالش‌برانگیز برای پیشرفت یا موفقیت و اجتناب از عدم شایستگی یا نقصان در عملکرد (فورد 1992؛ به نقل از پنتریچ و شانک 2002، ترجمه شهرآرای، 1386). به نظر فورد، معمولاً رفتار همزمان توسط چند هدف هدایت می‌شود. به طوری که فعال شدن یک هدف، مانع از فعال شدن اهداف دیگر نمی‌شود. برای مثال، پیشرفت ممکن است، نشان دهندۀ دو هدف تسلط و مدیریت باشد (همان منبع).به نظر پژوهشگر، یکی از انواع پیشرفت‌ها، پیشرفت تحصیلی است. بنابراین برای رسیدن به پیشرفت تحصیلی، دو هدف تسلط و مدیریت ضروری به نظر می‌رسند.در الگوی فورد، یک دیگر از هدف‌های زیر مجموعه اهداف مربوط به تکلیف، مدیریت است که به معنای حفظ نظم و سازمان در تکالیف زندگی روزمره می‌باشد. (فورد، 1992؛ به نقل از پنتریچ و شانک 2002، ترجمه شهرآرای، 1386)پس به نظر می‌رسد با هدفگذاری، برنامه‌ریزی زمانی و اولویت بندی که از مؤلفه‌های اصلی مدیریت زمان هستند می‌توان انتظار داشت که مدیریت زمان با پیشرفت تحصیلی رابطه دارد.
رویکرد نظر ی به مدیریت زمان:
سازه مدیریت زمان، بنا به جهت‌گیری‌های نظری نوجوانان و جوانان از مؤلفه‌ها و اجزای مختلفی تشکیل شده است. هر یک از پژوهشگران که در این حیطه به کار پرداخته‌اند، عوامل و ابعاد خاصی را معرفی کرده‌اند. در این بخش، مبانی نظری گوناگون بررسی می‌شود.
دیدگاه‌های اهداف و ارزش‌ها: اعتقاد بر این است که موفقیت، زمانی حاصل می‌شود که افراد به اهداف مبتنی بر ارزش‌ها و نیازهای خود دست یافته باشند. از این نظر، موفقیت در مدیریت زمان بستگی به ارزش‌ها و آرزوهای افراد دارد و آنها را نمی‌توان به صورت مطلق تصور کرد. افرادی که اهدافشان را مهمتر و احتمال موفقیت و رسیدن به آنها را بیشتر می‌دانند، احساس موفقیت در مدیریت زمان بالاتری خواهند کرد در حالی که افراد با مدیریت زمان پایین‌تر( کمتر)، آنهایی هستند که تعارض
.
