نرم افزار ام اس پی چیست

موفقیت اجرای کلیه پروژه های صنعتی و عمرانی با بودجه و زمان بندی مصوب و در محدوده تعریف شده، نیاز به رویکردی دقیق و سیستماتیک در حوزه مدیریت پروژه و نیز برنامه ریزی و کنترل پروژه دارد. امروزه در فضای رقابتی بین پیمانکاران، نقش برنامه ریزی و کنترل پروژه برای اجرای هر چه بهتر پروژه ها و نیز جلب رضایت ذی نفعان کلیدی پروژه، بیش از پیش اهمیت یافته است.

نرم افزار مایکروسافت پراجکت  (Microsoft Project)، یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است که برای اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه استفاده می شود. محیط کاربرپسند، یادگیری آسان، امکان تعریف تاریخ های شمسی و بازگشت به عقب (Undo)، از مزایای این نرم افزار به شمار می رود. همچنین تنوع گزارش گیری در نسخه های اخیر این نرم افزار، بر محبوبیت آن افزوده است.

ویژگی های نرم افزار MSP

1. تعریف تقویم پروژه و منابع
2. تعریف WBS و فعالیت ها
3. تحلیل مسیر بحرانی
4. تعریف محدودیت های زمانی (Constraint)
5. تعریف فیلتر
6. تعریف، تخصیص و تسطیح منابع
7. نماهای متنوع (Task Usage و Calendar ,Network Diagram)
8. محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای فعالیت ها و پروژه
9. تهیه برنامه مبنا (Baseline)
10. ماکرونویسی (Macro)
11. به روز رسانی (Updating)
12. گزارش گیری (Reporting)

نرم افزار MSP چگونه کار می‌کند؟

قبل از شروع کار با نرم افزار ام اس پروجکت ابتدا باید شرح مختصری از پروژه تهیه کنیم برای مثال: نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، زمان احتمالی پایان پروژه، مبلغ قرار داد و… این اطلاعات را در قالب یک فایل word یا excel تهیه کنیم.

بعد از این مرحله وارد مرحلهWSB یا ساختار شکست کار می­‌شویم. همانطور که از اسمش پیداست در این مرحله باید کلیت پروژه را به کارها و فعالیت­‌های کوچک­تر تقسیم کنیم. تقسیم بندی فعالیت ها به ما کمک می­کند تا بتوانیم ارتباط بین دسته ها را پیدا کنیم و راحت تر اطلاعات را در نرم افزار وارد کنیم.

پس از تهیه WSB وارد فضای نرم افزار می شویم.در ابتدا به معرفی tab های این نرم افزار می پردازیم:

File : در این قسمت یک پروژه جدید باز می­‌کنیم و می‌­توانیم به سایر تنظیمات دسترسی پیدا کنیم.

Task : منوی اصلی نرم افزارMSP  منوی Task  می­‌باشد که عملیات مهمی از جمله تعریف WSB و نمودار گانت در این بخش قرار می‌­گیرد.

Resource : گزینه­‌های مربوط به منابع در این بخش قرار دارد.

Report : گزینه­‌های مربوط به گزارش وضع پروژه،منابع، هزینه ها و… در این بخش جای دارد.

Project : اطلاعات پروژه، تقویم پروژه، WSB و…. در این منو جای دارد.

View : تقویم، دیاگرام، منابع، فیلترها، تنظیم و مرتب سازی و…. در این منو جا می­‌گیرد.

نوار تایم لاین(timeline)  : این نوار زمان پروژه را در قالب یک نوار خطی نشان می‌­دهد. با زوم کردن روی این نوار می‌­توان زمان را، حتی در قالب ساعت مشاهده کرد.

هرکدام از نوارهای بالا گزینه­‌های زیادی را شامل می­‌شود که در ویدئوهای آموزش MSP ساختمون 24 به طور مفصل به آن­‌ها پرداخته شده است.

همانطور که در بالا اشاره کردیم یکی از کاربردهای نرم افزار ام اس پی پروجکت محاسبه زمان انجام پروژه، شروع کار و پایان کار است.

مزایای نرم افزار MSP چیست؟

استفاده مفید از نیروی انسانی: با استفاده از MSP دیگر لازم نیست افراد همه کارها را انجام دهند. در واقع کارهای اداری و روتین به کامپیوتر سپرده می‌شود و تمرکز منابع انسانی بر جذب نیروی متخصص (برنامه‌نویس، بازاریاب و…) قرار می‌گیرد. با MSP می‌توان تمرکز را از روی انجام کارهای تکراری برداشت و روی پروراندن ایده‌های جدید گذاشت.

کمک به تصمیم‌گیری:  با MSP اطلاعات و داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری در هر زمان و مکانی در دسترس شما هستند. این دسترسی همیشگی به‌اطلاعات باعث می‌شود همواره تصمیمات درست و بر پایه منطق بگیرید.

شخصی‌سازی:‌ با جمع‌آوری تمام اطلاعات در یک مکان، این نرم‌افزارها قابلیت شخصی‌‌سازی خدمات متناسب با هر مشتری را به بیزنس‌ها می‌دهند.

رشد صنعت: استفاده از این نرم‌افزار و اتوماتیک کردن روندهای کاری باعث می‌شود ظرفیت‌های تمام شرکت‌ها افزایش پیدا کند. از طرفی وقتی یک شرکت نسبتا بزرگ در صنعتی از MSP استفاده کند دیگران هم (با توجه به رقابت) مجبور به استفاده خواهند شد. پس در کل ظرفیت صنعت رشد یافته و فرصت‌های جدیدی به‌وجود می‌آیند.

برنامه‌ریزی بودجه: MSP باعث می‌شود بتوان روال‌های کاری کسب‌وکار را مشاهده کرد. با این قابلیت به‌راحتی می‌توان فهمید روند بالا رفتن قیمت‌ها به چه صورت است و چه تغییراتی در آینده نزدیک و دور مورد نیاز خواهد بود.

پشتیبانی از کسب‌وکارهای کوچک: SMB یا Small to Medium Businesses بخش مهمی از بازار امروزی را خصوصا در حوزه دیجیتال تشکیل می‌دهند. استفاده از MSP برای این شرکت‌ها از لحاظ هزینه منطقی بوده و به آن‌ها توانایی رقابت با شرکت‌های بزرگ را می‌دهد.

معایب نرم افزار MSP چیست؟

• ایجاد تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه امکان پذیر نمی باشد.
• در صورت ارائه نسخه جدیدتر، نسخه قبلی قابل استفاده نمی باشد.
• امکان یادداشت گذاری در برنامه در سطح بسیار پایین قرار دارد و نکته مهم این است که یافتن یادداشت قبلی امکان پذیر نیست.
• برنامه توانایی مرتب کردن نسخه های پشتیبان را ندارد و در صورت کار با فایل پشتیبان باید دقت شود؛ چون ممکن است اطلاعات پروژه از بین برود.
• هزینه خرید این محصول بسیار بالا بوده و برای شرکت های کوچک و متوسط، خرید نرم افزار MSP دشوار می باشد.
• تقویم پیشفرض نرم افزار ام اس پی شمسی نیست و شمسی سازی ام اس پی نیازمند طی کردن فرایندی نسیتا دشوار می باشد.