تخصیص منابع چیه و چیجوری انجام می شه؟ 

 

انجام پروژه های هر شرکت (چه پروژه های کوچیک و چه بزرگ) نیازمند منابع انسانی و غیرانسانیه. ولی چیجوری باید میزان منابع اختصاص یافته واسه انجام هر کدوم از وظایف مربوط به یک پرو ژه رو تعیین کنیم؟ تخصیص منابع، کار خیلی سخت و حساسیه که می تونه باعث موفقیت یا شکست پروژه شه، پس باید اونو به دقت و با رعایت اصول و نکات مهمی بکنیم. در این مقاله اول میگیم که تخصیص منابع چیه و بعد، راهنماییا و نکات لازم واسه انجام درست اونو توضیح میدیم.

در برنامه ریزی پروژه، تخصیص منابع کار دشواریه، حتی سخت تر از روبرو شدن با تاریخای سررسید اتمام کار، که از اون ترس داریم. اگه منابع محدود ما به درستی پخش نشه، این احتمال هست که انجام تک تک وظایفِ تحت پروژه اصلی به تعویق بیفته یا حتی به طور کامل پریشون شه. در مرحله راحت ی مدیریت پروژه که راه رو واسه رسیدن به اهداف پروژه صاف می کنه، تخصیص منابع باید در اولویت بگیره و به درستی انجام شه.

ولی اول اجازه بدین به این مسئله بدیم که معنای دقیق تخصیص منابع چیه. تخصیص منابع، هنر و علمِ اختصاص دادن منابع موجود واسه استفادهای گوناگونه. در مدیریت پروژه، تخصیص منابع به معنیِ پخش کردن منابع موجود در شرکت (لوازم، نیروی کار، بودجه، امکانات و غیره)، به خاطر انجام وظایفِ مربوط به پروژه. ولی در زمان تخصیص این منابع در شرکت، چقدر باید دقیق باشین؟ جواب اینه که باید خیلی دقیق باشین! اما نگران نشید، چون راهنماییای ارائه شده در این مقاله به شما کمک می کنه تا همه کارا رو به درستی انجام بدین.

۱. دامنه ی پروژه رو مشخص کنین

پروژه شما ممکنه در چند روز یا چند سال انجام شه. ولی در هر حال، اول باید دامنه ی پروژه رو مشخص کنین و بعد، به تخصیص منابع بدین. دامنه ی پروژه، نوع وظایف و میزان منایع مورد نیاز واسه رسیدن به هدف پروژه رو مشخص می کنه. پس رسیدن به تصویر روشنی در مورد دامنه ی پروژه، اولین قدم در جهت تخصیص منابع درسته.

۲. منابع مورد نیاز رو شناسایی کنین

پس از تعیین دامنه ی پروژه، می تونین به درک معقولی از اهداف اصلی، وظایف، منابع، مهلتا، موارد قابل تحویل و غیره برسین. حالا که میدونید واسه انجام هر وظیفه، به چه منابعی نیاز دارین، باید نگاه دقیق تری به موجودی منابع شرکت بندازین. این کار به شما کمک می کنه تا موارد زیر رو شناسایی کنین:

  • الان کی واسه بر عهده گرفتن پروژه، در دسترسه (حتما واسه این کار از چارت سازمانی استفاده کنین؛ واسه فهمیدن نحوه ی انجام این کار، مرحله بعدی رو بررسی کنین).
  • لوازم مورد نیاز (رایانه، ماشین آلات و غیره) رو دارین یا باید اونا رو بخرین.
  • کدوم جایا اشغال میشه و کدوم یک در دسترس هستش.

فهرست کاملی از منابع انسانی و غیرانسانی به شما کمک می کنه تا به مرحله بعدی برید.

۳. منابع انسانی رو آزمایش کنین

واسه انجام این کار، به چارت سازمانی نیاز دارین. چارت سازمانی، نموداریه که در اون عنوان و مسئولیتای کارکنان نشون داده شده. البته می تونین جزئیات بیشتری رو به این نمودار اضافه کنین. مثلا می تونین جزئیاتی رو در مورد پروژه هایی که هر کدوم از کارکنان قبلا روی اون کار کرده یا الان مشغول کار روی اون هستن، اضافه کنین.

استفاده از اینجور چارتی در تخصیص منابع انسانی، خیلی ارزشمنده، چون با نگاه کردن به اون می تونین بفهمین که کی واسه برعهده گرفتن وظایف اصلی و فرعی پروژه مناسبه.

توجه: استفاده از چارت سازمانی دیجیتال که میشه با استفاده از وسیله آنلاینِ تولید چارت سازمانی درست کرد، به شما کمک می کنه تا به سرعت چارت خود رو به روزرسانی کنین و اطلاعات جمع آوری شده در مورد هر کدوم از کارکنان رو در اون وارد کنین.

۴. مشخص کنین که کدوم پروژه باید در اولویت قرار بگیره

اگه شرکت شما از اون دسته شرکت هاییه که هر بار روی یک پروژه تمرکز می کنه، شما باید فقط روی یک پروژه تمرکز کنین و این عالیه! ولی اگه شرکت شما چندین پروژه رو با استفاده از چندین تیم و گروه و به طور هم زمان انجام می ده، لازمه که پروژه ها رو اولویت بندی کنین.

در بعضی از پروژه ها، زمان اهمیت زیادی داره و بی شک این پروژه ها باید در اولویت قرار بگیرن. در مقابل، پروژه هایی هم هست که میشه صبر کرد و اونا رو در اولویتای بعدی قرار داد. پس، در زمان تخصیص منابع واسه چند پروژه، حتما باید منابع بیشتری رو به پروژه هایی اختصاص بدین که از اولویت بالایی برخوردارن تا بتونین اونا رو هرچه زودتر به اتمام برسونین.

نکته: باتجربه ترین کارکنان رو واسه انجام این پروژه ها مشخص کنین، چون اونا می تونن پروژه رو سریع تر از بقیه کارکنان، به اتمام برسانند.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   تخم مرغ رنگی سفره هفت سین رو چیجوری درست کنیم؟ 

البته توجه داشته باشین که نباید به پروژه هایی که از اولویت بالایی بهره مند نیستن، بی توجهی کنین. باید در زمان تخصیص منابع، تعادل رو برقرار کنین تا هر روز، شاهد میزانی از پیشرفت در هر کدوم از پروژه ها باشین.

۵. طرحی واسه تخصیص منابع تهیه کنین

طرح تخصیص منابع، باید شامل تموم اطلاعاتی باشه که در بالا به اون اشاره شده؛ یعنی فهرستی از منابع (انسانی و غیرانسانی)، مدت زمانی که در اون هر کدوم از منابع باید مورد استفاده قرار بگیره و وظیفه یا وظایفی که از اون منابع، واسه انجام اون استفاده می شه. حتما منابع انسانی و غیرانسانی رو به شکل جداگونه فهرست کنین. هر یک از آدما، مسئولیتا، مهارت ها و تاریخی رو که باید در اون، انجام اون وظیفه رو شروع کنه و تموم کنه، اشاره کنین. زیر هر یک از وسیله هم، مشخصات اون، هدف از استفاده از اون و تاریخی که باید مورد استفاده بگیره و تاریخ برگرداندن اون به موجودی رو اشاره کنین. حتما باید طرح تخصیص منابع رو بارها بررسی کنین تا از بروز هرگونه خطر در بین انجام پروژه جلوگیری به عمل بیارین.

نکته: خیلی آسون می تونین با استفاده از صفحه گسترده ی گوگل (Google Spreadsheet)، طرح تخصیص منابع رو تنظیم کنین.

۶. واسه شرایط لازم، آمادگی داشته باشین

مهم ترین منابع در هر پروژه، سرمایه انسانی اینه و افراد هم ممکنه بعضی وقتا مریض شن، دچار استرس شن، شرکت رو ترک کنن یا اصلا ازدواج کنن! به همین ترتیب، ممکنه که لوازم موجود هم محدود باشه یا در نیمه ی راه، خراب شن و همه این مسائل می تونه در راه انجام پروژه، رقابت بزرگی رو به ما مجبور کنه. پس، شما باید واسه رویارویی و اداره کردن اینجور شرایطی آمادگی کامل داشته باشین و این همون جاییه که «تسطیح منابع» به کمک شما میاد. تسطیح منابع، در اصل به تخصیص موثر منابع مربوط می شه، یعنی تخصیص منابع موجود به صورتی نباشه که منابع اختصاص داده شده، بیشتر از حد لازم یا کمتر از میزان مورد نیاز باشه.

همونجوریکه در بالا هم اشاره شد، وقتی چند پروژه هست، باید پروژه هایی رو در اولویت قرار بدین که در اونا زمان،اهمیت بیشتری داره. یعنی تموم منابع موجود رو واسه انجام این پروژه ها به کار بگیرین. با این کار می تونین پروژه هایی رو که در درجه دومِ اهمیت قرار دارن، واسه یک دوره زمانی (تا وقتی که منابع، دوباره در دسترس قرار بگیرن) تمدید کنین.

اینطوری، مثلا اگه یکی از اعضای تیم تصمیم بگیره که در طول مرحله مهمی از پروژه ای که در اولویت قرار گرفته، ازدواج کنه، شخصی (که اونم باید در همون بخش ی کاری، تجربه داشته باشه) از پروژه دیگری که در اولویت قرار نداره، جانشین اون می شه.

۷. تیم باید بدونه که شما چه برنامه ای دارین

شما مدیر پروژه، رهبر تیم یا رئیس هستین و همه این رو میدونن، ولی این به اون معنا نیس که می تونین تخصیص منابع رو طبق میل و خوب خودتون انجام بدین (با اینکه اونا زیر دست شما کار می کنن و شمام واسه همین به اونا حقوق میدید!). مسئله اینجاست که تخصیص منابع، باید به صورتی انجام شه که از منابع موجود در اختیار شما، به بهترین راه استفاده شه.

وقتی فرد ماهری رو واسه انجام وظیفه ای انتخاب کردین، بشینین و با اون صحبت کنین. از اون بپرسید که الان روی چه چیزی کار می کنه (حتی اگه خودتون این مسئله رو میدونید). در مورد پروژه آینده ای که باید روی اون کار کنه، با اون صحبت کنین و بفهمین که واسه به پایان رساندن اون، چقدر زمان نیاز داره. باید از اون بپرسید که به چه تجهیزاتی نیاز داره و اطمینان یابید که این لوازم رو در زمان مناسب، دریافت می کنن.

وارد کردن اعضای تیم در طرح تخصیص منابع، راه خوبی واسه اطمینان از این بابته که در زمان اجرای پروژه، هیچ مشکلی پیش نمیاد. این کار به شما کمک می کنه تا برنامه ریزی پروژه و تخصیص منابع رو به شکل بهتری انجام بدین.

تخصیص منابع، کاری رقابت برانگیزه و فرقی نمی کنه که اونو واسه کسب و کاری کوچیک یا شرکتی بزرگ انجام بدین. واسه همین، برنامه ریزی مناسب اهمیت زیادی داره. فراموش نکنین که از نظرات و اطلاعات اعضای تیم خود هم در زمان تنظیم طرح تخصیص منابع استفاده کنین. طرحی کامل (که در صورت به دقت دنبال کردن نکات گفته شده در بالا، به اون دست پیدا می کنین) به شما کمک می کنه تا مثل رئیسی کاردان، با تموم رقابتایی که ممکنه به طور یهویی پیش آید، روبه رو شید (یا از اونا جلوگیری کنین).

برگرفته از: smallbusinessbonfire.com


دیدگاهتان را بنویسید